Perceber quando sua empresa necessita de organização, é imprescindível para levar os negócios adiante de forma saudável, onde alguns pontos devem ser observados na hora de implantar um novo modelo para a gestão de processos.
E como por hábito cultural, brasileiros não possuem a prática de planejar, grande parte dos negócios abrem suas portas sem qualquer estudo prévio de mercado, resultando desta forma, em uma falta de análise geral, o que gera insatisfação em termos de resultados que não foram previamente calculados.
E se, segundo o IBGE, metade das empresas fecha as portas no Brasil após os primeiros quatro anos de vida, que tal conhecer 4 dicas de como melhorar os processos internos de sua empresa? Veja a seguir!
Mudança de cultura
Pequenas empresas também precisam de organização e da definição de “quem faz o que”. Muito empresários, pelo porte do estabelecimento, acabam não definindo seus processos, por acharem que isto não afeta diretamente nos resultados de sua loja.
Mas se errar é humano, imagine a possibilidade de erro em uma atividade que é executada por várias pessoas, sem um método estabelecido?
A organização por meio de fluxos de trabalho deve ser clara, para que cada um saiba qual a sua função dentro do negócio, ponto fundamental para a obtenção da padronização de processos.
Treinamento nunca é demais
Depois de mapear as pessoas que executam o trabalho, além das tarefas que realizam, é importante treinar seu time para que trabalhem com excelência em todas as atividades concernentes a sua função, realizando o acompanhamento de tarefas do dia a dia e orientando o grupo, inclusive, sobre qual o melhor caminho a seguir.
Lembre-se: quanto mais você investe em treinamento, melhores
são os resultados motivacionais para seu colaborador e por consequência para seu negócio.
Controle e mapeamento
O mapeamento de processos, por meio de um sistema de gestão, colabora para toda empresa ter funcionários bem direcionados, além de melhorar também a organização do ambiente de trabalho como um todo.
Pontos-chave para uma boa gestão, que vão desde a redução de papel, até o devido registro de responsabilidades de cada colaborador dentro do software, fazem com que, de forma sistemática, haja a redução de erros.
Por isso, nossa dica é: invista em tecnologia!
Monitore
A implementação de um método PDCA, é praticamente a base do sucesso de grandes negócios.
E com a chegada da internet, por consequência, com o aumento do volume diário de informações, fica praticamente impossível trabalhar sem esta metodologia, que é uma abordagem aplicável em diversas situações, como exemplo, na gestão da informação.
O método PDCA (do inglês: PLAN – DO – CHECK – ACT ) é baseado nos quatro itens abaixo:
– Planejar
– Fazer
– Checar
– Ajustar
Este sistema é utilizado com foco na melhoria contínua de processos e você deve aplicá-lo desde um processo onde exista, por exemplo, um simples recado de um cliente que entrou em contato e você não estava.
Como?
– planejando quem atende e anota recados em sua empresa
– como esta pessoa anota e repassa recados
– verificando se todos os recados foram repassados
– ajustando, em caso de negativa, algum item que não tenha sido executado.
Observe que ter o controle das situações de acordo com uma metodologia padrão, faz com que você trabalhe de forma mais inteligente, além de automaticamente proporcionar já em curto prazo, melhoria em todos os processos de sua empresa!
